Exceso de SaaS: cómo sucede y cómo calcularlo
Nadie compra diez herramientas de una vez. Llegan una por una, cada una resolviendo un problema real, cada una lo suficientemente barata para aprobar. La factura solo se suma cuando alguien finalmente cuenta.
Cómo comienza el exceso
Un representante de ventas pide un CRM. Marketing quiere una herramienta de correo. Operaciones encuentra un rastreador de proyectos. Cada suscripción parece razonable por sí sola. El problema es que nadie está vigilando el total.
La superposición es el primer costo. Dos herramientas hacen el mismo trabajo, o tres personas pagan por licencias que rara vez usan. La integración es el segundo: alguien tiene que mover datos entre herramientas que no se comunican, lo que significa más herramientas, o más horas.
Lo que realmente cuesta el exceso
Comience con el precio de etiqueta: sume cada suscripción en cada departamento. Luego cuente los costos ocultos:
- Precio por licencia que sube con cada nueva contratación
- Integraciones y middleware para conectar las herramientas
- Tiempo del personal dedicado a reconciliar datos entre sistemas
- Capacitación en cada nueva herramienta, cada vez que alguien se une
La factura real suele ser más alta que el total de suscripciones—a veces el doble.
Cómo medirlo
Reúna cada factura de software del último año. Agrúpelas por función: CRM, gestión de proyectos, comunicación, facturación. Marque qué herramientas se superponen, y qué licencias no se usan.
Esa es la auditoría. Le dice qué está pagando, dónde está la superposición, y qué herramientas se ganan su lugar.