Onboarding de proveedores
Proveedores que se gestionan solos
Tiene subcontratistas enviando W-9s por fax, certificados de seguro expirando sin aviso, y vacíos de cumplimiento que nadie detecta hasta la auditoría. Construimos portales donde los proveedores se mantienen al día ellos mismos.
El desorden de gestión de proveedores
Llamando, enviando correos y mensajes para obtener documentos básicos. Los proveedores también están ocupados. Las cosas se escapan.
¿Seguro vencido? ¿Licencia expirada? Se entera cuando algo sale mal.
Documentos en correo, drives compartidos, archiveros. Nadie sabe qué está al día.
¿Viene auditoría de cumplimiento? Hora de buscar documentos que ya debería tener.
Qué obtiene
Los proveedores inician sesión y suben sus propios documentos. Sin perseguir, sin esperar.
Defina qué necesita cada tipo de proveedor: W-9, seguro, licencias, certificaciones. El sistema lo rastrea.
Alertas automáticas antes de que expiren documentos. Los proveedores reciben recordatorios. Usted recibe escalaciones.
COIs subidos, cobertura verificada, estado de asegurado adicional confirmado automáticamente.
Vea qué proveedores cumplen y cuáles necesitan atención. Siempre listo para auditoría.
Sin documentos conformes, sin pago. El sistema hace cumplir la política automáticamente.
Por tipo de proveedor
Licencias, seguro, W-9, certificaciones de seguridad, credenciales sindicales, certificaciones de equipos.
Contratos, NDAs, seguro de responsabilidad profesional, verificación de licencias.
W-9, solicitud de crédito, acuerdo de términos de pago, certificaciones de productos.
MSA, hojas de tarifas, verificación de trabajadores, cobertura de responsabilidad, atestaciones de cumplimiento.
Requisitos comunes que rastreamos
Cómo lo construimos
Preguntas frecuentes
Los proveedores reciben una invitación por correo electrónico con un enlace seguro a su portal con su marca. Crean una cuenta, ven exactamente qué documentos requiere, y los suben directamente. El portal los guía a través de cada requisito, valida los tipos de documentos y confirma la entrega exitosa. Nunca más tendrá que perseguir proveedores por documentos.
El sistema maneja todos los documentos comunes de proveedores: W-9 y formularios fiscales, Certificados de Seguro (COIs), endosos de asegurado adicional, licencias comerciales y profesionales, certificaciones de seguridad como OSHA, certificados de compensación laboral, contratos firmados, NDAs, y cualquier documento personalizado que su negocio requiera. Cada tipo de documento puede tener sus propias reglas de validación y seguimiento de vencimiento.
Cuando los proveedores envían documentos, entran en una cola de aprobación configurable. Puede configurar flujos de trabajo de aprobación de un solo aprobador o de múltiples niveles según el tipo de proveedor o categoría de documento. Los aprobadores reciben notificaciones, pueden aprobar o rechazar con comentarios, y solicitar correcciones. El sistema mantiene un registro de auditoría completo de todas las decisiones de aprobación.
El sistema verifica automáticamente los COIs contra sus requisitos de cobertura: límites de responsabilidad, cobertura de compensación laboral, estado de asegurado adicional y fechas de póliza. Los documentos por vencer activan recordatorios automáticos a los proveedores 30, 14 y 7 días antes del vencimiento. Su dashboard de cumplimiento muestra el estado en tiempo real de cada proveedor, señalando a cualquiera que deje de cumplir.
Sí. Construimos integraciones con los principales sistemas de contabilidad y cuentas por pagar incluyendo QuickBooks, Sage, NetSuite y otros. La integración puede hacer cumplir el cumplimiento antes del pago: los proveedores sin documentos actuales se marcan o retienen automáticamente. Los datos maestros de proveedores se sincronizan entre sistemas para que mantenga una única fuente de verdad.
Limpie sus archivos de proveedores
Cuéntenos qué necesita de los proveedores y cómo lo está rastreando hoy. Le mostraremos cómo hacer que los proveedores sean responsables de su propio cumplimiento.